Назначения картотечных шкафов

Оставить комментарий / отзыв

Правильная организация труда – то, что ценится в любой компании.

Это касается не только самого предоставления тех или иных услуг, поскольку не менее важны внутренние процессы, остающиеся без внимания клиентов.

Да, компьютеры стали неотъемлемой частью нашей жизни, что серьезно повлияло на отказ от бумаги во многих случаях, однако хранения документации это коснулось лишь отчасти.

Для чего нужны картотечные шкафы

Годы идут, развитие технологий не стоит на месте, а бумажный документооборот до сих пор остается приоритетным.

• Но куда все эти документы складывать?
• Сортировка по папкам?

Безусловно, иначе порядка не добиться, однако в скором времени и папки придется куда-то складировать, чтобы они не занимали слишком много свободного места.

Картотечный шкаф призван решить все возникающие проблемы максимально просто – файлы и папки укладываются в нужные ящики, где могут сберегаться неограниченный срок.

Без картотечного шкафа не обойтись в следующих случаях:

• создание архива в фирме;
• обеспечение максимально упорядоченной работы библиотек и других учреждений, работающих с большим количеством людей;
• организация паспортного стола.

Тремя пунктами назначение таких металлических картотек не ограничивается, поскольку принятие решения об их использовании зависит исключительно от руководства.

Причем подходит любой формат документов, так как это не оказывает существенного влияния на размещение (размеры предусматриваются, поэтому неожиданностей быть не должно), так что разговоры о том, что кому-то подобные шкафы не подходят, не будут иметь смысла.

Основные преимущества картотечных шкафов

• долговечность;
• практичность;
• безопасность;
• экологичность.

Долговечность и практичность

Использование износостойкого материала открывает практически безграничные возможности перед заказчиками, так как отсутствуют все недостатки шкафов, изготовляемых не из металла.

Чертежи, карточки, ценные бумаги – всё это лучше хранить в тех ящиках, которые стойко перенесут влияние извне.

К тому же, взломщики, если такие будут, встретят на своем пути ощутимую преграду – это не ДСП, разломать который не составит труда.

Следует помнить, что правильная сортировка бумаг с помощью картотечного шкафа не только делает доступ к документации максимально простым, но также снижает риски возникновения проблем из-за утраты важных файлов.

Фирмам и предприятиям нельзя игнорировать рекомендации по хранению документов, ведь проводящиеся проверки, равно как и отчетности, являются неотъемлемой частью любой деятельности, даже если ее нельзя назвать масштабной.

Безопасность

Мы постепенно подошли к одному из самых главных преимуществ картотечных шкафов – безопасности.

Бумажные документы находятся в них под максимальной защитой, даже если в помещении случился пожар.

Разве это может гарантировать компьютер?

Да и взломать сейф через сеть Интернет не получится ни при каких условиях, что также является весомым аргументом.

Можно ограничивать доступ ко всей картотеке, либо же открывать его только к определенным частям – по желанию руководства/владельца устанавливаются наиболее подходящие правила использования.

Это дает дополнительную возможность размещать в некоторых ящиках материалы или вещи серьезной ценности, так как конструкция и материал позволяют проводить сравнения с сейфом (по сути, это и есть сейф).

Немаловажно также и то, что сейчас каждый желающий может сделать наиболее подходящий для себя выбор, поскольку предостаточно предложений, учитывающих все интересы.

Как бы там ни было, даже самые большие модели таких шкафов отличаются компактностью, поэтому с их установкой проблем возникнуть не должно.